YRITYSASIAKAS- JA MARKKINOINTIREKISTERIN TIETOSUOJASELOSTE
Henkilötietolaki (523/1999)
1. REKISTERINPITÄJÄ
Mall Voice Oy, Y-tunnus 1000167-2, Tenderinlenkki 12, 00520 Helsinki
2. REKISTERIN NIMI
Mall Voice Oy:n yritysasiakas- ja markkinointirekisteri
3. YHTEYSHENKILÖ REKISTEREITÄ KOSKEVISSA ASIOISSA
Tietosuoja-asioiden yhteyshenkilö Mikko Valtonen,
mikko.valtonen@mallvoice.com, p. 044 755 7289.
4. HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUS
Yritysasiakas- ja markkinointirekisterissä (koostuu järjestelmistä: Microsoft Outlook, SalesForce, TSOB, Netvisor, CGI, Salestrail) ylläpidetään Mall Voicen olemassa olevien ja mahdollisten asiakasyritysten yhteyshenkilöiden tietoja.
Henkilötietoja voidaan käsitellä seuraavissa käyttötarkoituksissa:
- Asiakassuhteen hoitaminen ja asiakaspalvelu
- Markkinoinnin, myynnin ja viestinnän hoitaminen, kehittäminen, kohdentaminen ja seuranta
- Asiakaspalautteen kerääminen ja käsittely
- Asiakassuhteen analysointi, ryhmittely ja raportointi sekä muut kokonaisasiakkuuden ja Mall Voicen liiketoiminnan kehittämiseen liittyvät tarkoitukset
- Markkinatutkimusten ja mielipidekyselyiden toteuttaminen
Henkilötietojen käsittelyä voidaan ulkoistaa konserniyhtiöille ja/tai ulkopuolisille palveluntarjoajille.
5. REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ
Rekisteriin voidaan tallentaa muun muassa seuraavanlaisia tietoja:
- Yhteyshenkilön etu- ja sukunimi, sukupuoli, titteli, asema ja yhteystiedot yrityksessä
- Palveluiden tarjoamiseen, ostamiseen, käyttämiseen ja kehittämiseen sekä markkinointiin ja myyntiin liittyviä tietoja
- Postituslistat (esim. uutiskirjeet)
- Muita asiakassuhteen hoitamisen tai kehittämisen kannalta olennaisia tietoja
- Verkkosivuston käyttäjistä kerätään analytiikkatietoja, kuten vierailijan IP-osoite sekä verkkokäyttäytymistiedot (esim. vieraillut sivut ja vierailun kesto)
6. SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET
Nykyisten, entisten ja potentiaalisten asiakkaiden henkilötietoja saadaan asiakkailta itseltään sekä julkisista lähteistä (esim. numeropalvelut, yritysrekisterit, yritysten verkkosivut).
Verkkokäyttäytymistietoja kerätään evästeillä ja muilla vastaavilla tekniikoilla. Evästetietoja ei yhdistetä käyttäjän itse antamiin henkilötietoihin.
7. HENKILÖTIETOJEN SÄILYTYSAIKA
Asiakkaiden edustajien henkilötietoja säilytetään, kunnes asiakas pyytää tietojensa poistamista.
Nettisivujemme käyttäjistä tallennettuja yksilöiviä käyttäjätietoja säilytetään 14 kuukautta viimeisimmän vierailun jälkeen.
8. TIETOJEN SÄÄNNÖNMUKAISET LUOVUTUKSET JA TIETOJEN SIIRTO EUROOPAN UNIONIN TAI EUROOPAN TALOUSALUEEN ULKOPUOLELLE
Henkilötietoja ei luovuteta Mall Voice Oy:n lukuun toimivien, palveluiden tuotantoon, kehittämiseen ja ylläpitoon osallistuvien osapuolten ulkopuolelle muutoin kuin sopimuksen, muun suostumuksen ja säädösten mukaan.
Henkilötietoja ei pääsääntöisesti siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, poikkeuksena tässä Microsoftin palvelut ja Salesforce. Molemmat yritykset ovat Privacy Shield -sertifioituja.
9. EVÄSTEET
Verkkosivuston käyttäjistä kerätään analytiikkatietoja, kuten vierailijan IP-osoite sekä verkkokäyttäytymistiedot (vieraillut sivut ja vierailun kesto). Analytiikkatietojen käsittelyn oikeusperuste: rekisterinpitäjän oikeutettu etu verkkopalvelun kehittämisessä analytiikan pohjalta.
10. KUVAUS REKISTERIN SUOJAUKSEN PERIAATTEISTA
Koulutamme ja ohjeistamme asiakastietoja käsittelevät työntekijämme tietosuoja-asioissa, ja huolehdimme tietoturvasta myös teknisin keinoin. Mahdollinen manuaalinen aineisto säilytetään lukitussa tilassa. Digitaaliseen aineistoon on pääsy vain siihen oikeutetun työntekijän henkilökohtaisella käyttäjätunnuksella ja salasanalla. Käyttöoikeuksia on eritasoisia ja kullekin käyttäjälle annetaan tehtävän hoitamisen kannalta riittävällä tasolla.
11. REKISTERÖIDYN OIKEUDET
Rekisteröity voi vaikuttaa tietojen keräämiseen ja käsittelyyn alla kuvatuin tavoin:
- Tietojen tarkastaminen, korjaaminen ja poistaminen: Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa hänestä tallennetut henkilötiedot. Rekisteröidyn pyynnöstä virheelliset, puutteelliset tai vanhentuneet henkilötiedot oikaistaan, täydennetään tai poistetaan. Tietoja ei kuitenkaan poisteta siltä osin kuin ne ovat tarpeen lakisääteisten velvoitteiden noudattamiseksi taikka oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi taikka ne ovat tarpeen rekisteröidyn ja rekisterinpitäjän välisen sopimuksen täyttämiseksi.
- Tietojen siirtäminen: Rekisteröity voi halutessaan saada siirretyksi toimittamansa henkilötiedot, joita käsitellään automaattisesti suostumuksen tai sopimuksen perusteella, ottamalla yhteyttä yllä kohdassa 1 mainittuun osoitteeseen.
- Vastustamis- ja rajoittamisoikeus: Rekisteröidy voi vastustaa suoramarkkinointia milloin tahansa. Rekisteröity voi vastustaa myös muuta käsittelyä, joka perustuu oikeutettuun etuun, henkilökohtaiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella. Esimerkiksi tällaisessa tilanteessa käsittelyä rajoitetaan siksi ajaksi, kun arvioidaan perusteita vastustaa käsittelyä. Käsittelyä voidaan rajoittaa myös mm. silloin, kun rekisteröity kiistää henkilötietojen paikkansapitävyyden, jolloin käsittelyä rajoitetaan ajaksi, jonka kuluessa tietojen paikkansapitävyys varmistetaan.
- Suostumuksen peruuttaminen: Rekisteröity voi peruuttaa antamansa suostumuksen milloin tahansa, ottamalla yhteyttä yllä kohdassa 1 mainittuun osoitteeseen.
- Valitusoikeus: Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus viranomaiselle, mikäli hän katsoo, että hänen tietojaan on käsitelty voimassaolevan tietosuojalainsäädännön vastaisesi.
12. TIETOSUOJASELOSTEEN MUUTOKSET
Rekisterinpitäjä voi päivittää tätä tietosuojaselostetta johtuen muutoksista lainsäädännössä, hyödyntämissään teknologioissa tai liiketoiminnassaan. Rekisterinpitäjä pyrkii informoimaan rekisteröityjä muutoksista niiden merkittävyyden edellyttämällä tavalla. Mikäli sovellettava tietosuojalainsäädäntö sitä edellyttää, rekisterinpitäjä voi pyytää rekisteröityä hyväksymään merkittävät tietosuojaselosteen muutokset.
Nykyinen tietosuojaseloste on päivitetty 25.2.2025.